E-Mail-Postfächer umziehen ohne Datenverlust

Bei IMAP bleiben alle Nachrichten samt Ordnern auf dem Server, Ihre Geräte zeigen nur eine Ansicht davon. Das ist der Idealfall für einen Umzug, denn ein Kopiervorgang von Server zu Server erfasst den kompletten Bestand, inklusive Unterordnern, Lesemarkierungen und Gesendet-Ordner.

• Bei POP3 lädt das Mailprogramm die Nachrichten herunter und löscht sie oft nach kurzer Zeit vom Server. Das Archiv existiert dann nur noch lokal in Outlook oder Thunderbird. Eine Serverkopie findet in diesem Fall fast nichts, obwohl scheinbar alles da ist. Prüfen Sie deshalb vor dem Umzug, welches Protokoll Ihre Geräte nutzen, und sichern Sie rein lokale Bestände separat.

Vor dem ersten Schritt braucht es eine vollständige Bestandsaufnahme: alle Postfächer mit Zugangsdaten, alle Alias-Adressen, Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen, die Größe jedes Postfachs und die Speichergrenzen beim neuen Anbieter. Ein großes Postfach passt nicht in ein Ziel mit kleinerem Kontingent, und das fällt besser vorher auf als mitten im Kopierlauf.

• Klären Sie außerdem, wer die DNS-Einträge Ihrer Domain verwaltet, denn dort wird am Ende der MX-Eintrag umgestellt. Ziehen Sie zusätzlich eine Sicherung, etwa als lokaler Export der wichtigsten Postfächer. Wie Sie Sicherungen grundsätzlich aufsetzen, beschreibt unsere Backup-Strategie für Websites.

Der bewährte Ablauf: Zuerst legen Sie beim neuen Anbieter alle Postfächer und Alias-Adressen an. Dann kopieren Sie die Bestände per IMAP, während der alte Server ganz normal weiterläuft und Mails empfängt. Anschließend prüfen Sie stichprobenartig Ordner, Mail-Anzahl und Gesendet-Elemente. Erst wenn alles stimmt, stellen Sie den MX-Eintrag auf den neuen Server um.

• Nach der Umstellung läuft ein zweiter Kopierlauf, der die Nachrichten nachholt, die in der Zwischenzeit noch beim alten Anbieter eingegangen sind. Danach richten Sie Mailprogramme und Smartphones auf den neuen Server aus und passen die Versand-Einträge der Domain an (SPF und DKIM), damit Ihre Mails nicht im Spam landen. Den alten Vertrag kündigen Sie erst, wenn einige Tage lang alles rund läuft.