ROI von Automatisierung berechnen: So sehen Sie, ob es sich lohnt

Der Nutzen einer Automatisierung lässt sich mit drei Größen greifen: eingesparte Zeit pro Durchlauf, Häufigkeit im Zeitraum und Ihre internen Stundenkosten. Multiplizieren Sie diese drei Werte, erhalten Sie den Zeitwert, den ein Ablauf pro Monat oder Jahr bindet. Genau dieser Wert wird beim automatischen Ablauf frei.

• Ein Beispiel mit Platzhaltern: Spart ein Vorgang X Minuten, fällt Y-mal pro Woche an und kostet eine Arbeitsstunde Z Euro, dann ist der Wochennutzen (X mal Y geteilt durch 60) mal Z. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, statt sich auf Pauschalen zu verlassen. Welche Abläufe sich überhaupt eignen, klärt der Beitrag Welche Prozesse sollten Sie automatisieren?.

Auf die Kostenseite gehören zwei Posten: die einmalige Einrichtung und die laufenden Kosten. Die Einrichtung umfasst Analyse, Aufbau und Anbindung an Ihre Systeme. Laufende Kosten entstehen etwa durch genutzte Dienste, Betrieb oder gelegentliche Pflege, wenn sich Formulare oder Schnittstellen ändern.

• Rechnen Sie ehrlich beide Posten ein, sonst wirkt die Automatisierung günstiger, als sie ist. Wie sich der Aufwand einer Umsetzung ehrlich schätzen lässt, lesen Sie unter Prozessautomatisierung. Ein grobes Gefühl für die Größenordnung gibt Ihnen der Kostenrechner.

Nicht jeder Nutzen steht in der Formel. Weniger Fehler bei wiederkehrenden Eingaben, weniger vergessene Schritte und eine spürbare Entlastung des Teams sind real, lassen sich aber schwer in Euro fassen. Auch schnellere Reaktionszeiten gegenüber Kunden gehören dazu.

• Behandeln Sie diese Faktoren als Zusatz, nicht als Hauptargument. Eine Automatisierung sollte sich schon über die harte Zeit-mal-Kosten-Rechnung tragen, die weichen Vorteile kommen obendrauf. So bleiben Sie ehrlich und reden sich kein Projekt schön, das sich nüchtern nicht rechnet.

Nicht jeder Ablauf ist ein Kandidat. Selten anfallende, stark wechselnde oder von vielen Ausnahmen geprägte Vorgänge treiben die Einrichtungskosten hoch und liefern wenig Nutzen. Fehlt eine saubere Datenbasis, wird die Automatisierung fehleranfällig, statt zu entlasten.

• In solchen Fällen raten wir offen ab, statt ein Werkzeug zu bauen, das am Ende niemand verwendet. Ein kleiner, klar umrissener erster Schritt zeigt den Wert bei überschaubarem Risiko. Bewährt er sich, lässt sich gezielt ausbauen. Sind Sie unsicher, hilft ein unverbindliches Gespräch bei der ehrlichen Einordnung.