Was kostet eine Prozessautomatisierung?

Die Kosten hängen vom konkreten Anwendungsfall ab, also davon, wie viele Systeme beteiligt sind, wie komplex die Regeln sind und wie viele Ausnahmen es gibt. Wir kalkulieren nach Use-Case und empfehlen, bewusst klein zu starten. In einer kostenlosen Analyse benennen wir den lohnendsten Ablauf und einen realistischen Rahmen.

Welche Prozesse sollte ich zuerst automatisieren?

Beginnen Sie mit Abläufen, die häufig anfallen, klar regelbasiert sind und spürbar Zeit kosten. Genau diese bringen den schnellsten Nutzen. Kreative oder verhandlungsbasierte Aufgaben sind dagegen keine guten Kandidaten.

Funktioniert das mit unseren bestehenden Programmen?

In den meisten Fällen ja. Wir docken über vorhandene Schnittstellen an CRM, ERP, Shop, Buchhaltung oder Drittdienste an. Hat ein System keine offene Schnittstelle, prüfen wir Alternativen. Das klären wir vor dem Start ehrlich.

Ist Prozessautomatisierung dasselbe wie KI?

Nein. Prozessautomatisierung folgt festen Regeln und liefert vorhersehbare Ergebnisse. KI kommt dort ins Spiel, wo Sprache oder unstrukturierte Daten verstanden werden müssen. Wir kombinieren beides nur, wenn es echten Mehrwert bringt, mehr dazu auf unserer Seite zur KI-Integration.

Wie sicher sind unsere Daten dabei?

Datenschutz denken wir von Beginn an mit. Datenflüsse bleiben transparent und kontrolliert, sensible Informationen verlassen Ihre Kontrolle nicht unnötig. Wo die DSGVO greift, halten wir die Vorgaben ein und dokumentieren die Verarbeitung nachvollziehbar.

Was passiert, wenn ein automatisierter Ablauf einmal nicht funktioniert?

Wir bauen Fehlerbehandlung und Protokolle von Anfang an ein, damit Probleme sichtbar werden und nicht stillschweigend Daten verloren gehen. Vor dem Live-Gang testen wir mit echten Fällen inklusive Sonderfällen. Im Betrieb justieren wir nach, wo es nötig ist.

Brauchen wir dafür eigenes IT-Personal?

Nein. Wir übernehmen Konzeption, Umbau und Test und übergeben den Ablauf verständlich, damit Sie ihn im Alltag beherrschen. Auf Wunsch begleiten wir den Betrieb weiter. Als Agentur aus Freiburg sind wir direkt ansprechbar.

KI & Automatisierung

Prozess- und Workflow-Automatisierung, Routinearbeit, die von allein läuft

Prozessautomatisierung übernimmt wiederkehrende, regelbasierte Abläufe in Ihrem Unternehmen, vom Datenabgleich zwischen Systemen bis zum automatischen Versand. Statt Mitarbeitende mit Copy-and-paste zu binden, laufen diese Aufgaben zuverlässig im Hintergrund. Das spart Zeit, senkt Fehlerquoten und schafft Kapazität für Arbeit, die wirklich Köpfe braucht.

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Prozessautomatisierung

Routinearbeit, die von allein läuft

Ein Auslöser wie eine neue Bestellung oder ein eingegangenes Formular startet eine festgelegte Kette von Schritten. Sie entscheiden die Regeln, das System führt sie aus. Wir bauen bevorzugt auf Ihren vorhandenen Tools auf, statt neue Insellösungen zu schaffen, und sorgen dafür, dass jeder Schritt nachvollziehbar bleibt.

Saubere Datenflüsse über APIs und Schnittstellen

Auslöser, Bedingungen und Aktionen greifen zu einer festen Kette ineinander.
Wir verbinden Ihre Programme über deren Schnittstellen, ohne Umweg über neue Software.
Jeder Durchlauf wird protokolliert und bleibt damit auditierbar und kontrollierbar.

Welche Abläufe sich lohnen

Welche Abläufe lassen sich automatisieren?

Automatisieren lohnt sich überall dort, wo Aufgaben wiederkehrend, regelbasiert und gut dokumentierbar sind. Je klarer ein Ablauf in Wenn-dann-Regeln zu fassen ist, desto sauberer läuft die Automatisierung. Kreative oder verhandlungsbasierte Tätigkeiten bleiben dagegen bewusst beim Menschen, weil dort Erfahrung und Urteil zählen.

Typische Kandidaten im Mittelstand sind Anfragen automatisch ins CRM übertragen, Angebote als PDF erzeugen und versenden sowie Stammdaten zwischen Shop, Buchhaltung und Warenwirtschaft synchron halten. Wer Informationen mehrfach in verschiedene Systeme tippt, verliert Zeit und riskiert Abweichungen. Eine Schnittstelle, die diese Übertragung übernimmt, zahlt sich oft schon nach wenigen Wochen aus.

Konkrete Anwendungsfälle

Diese Routinen übernimmt die Automatisierung

Anfragen ins CRM

Eingehende Anfragen werden automatisch erfasst und sauber ins CRM übertragen, ohne dass jemand abtippt.

Dokumente erzeugen

Aus Bestelldaten entstehen Rechnungen und Angebote als PDF, die direkt erzeugt und versendet werden.

Daten synchron halten

Stammdaten zwischen Shop, Buchhaltung und Warenwirtschaft bleiben ohne doppelte Pflege synchron.

Termine und Reports

Termine werden bestätigt und erinnert, Reports täglich zusammengestellt, Aufgaben bei Statuswechsel zugewiesen.

Ablauf

Wie läuft ein Automatisierungsprojekt bei uns ab?

Verstehen statt bauen

Wir schauen uns mit Ihnen den Ablauf an, der heute Zeit kostet, und halten Auslöser, Regeln und Ausnahmen fest. Erst wenn der Prozess klar dokumentiert ist, entscheiden wir, was sich sinnvoll automatisieren lässt.

Auf Ihren Systemen bauen

Wir verbinden Ihre Tools über deren Schnittstellen, definieren die Regeln und legen Protokolle an. Datenschutz denken wir von Anfang an mit, sodass Datenflüsse transparent und sensible Daten kontrolliert bleiben.

Mit echten Fällen testen

Vor dem Live-Gang prüfen wir den Ablauf mit echten Vorgängen, inklusive Sonderfällen und Fehlerbehandlung. So werden Probleme sichtbar, statt stillschweigend Daten zu verlieren.

Begleiten und übergeben

Nach dem Start justieren wir nach und übergeben verständlich, damit Sie den Prozess im Alltag beherrschen. Als Agentur aus Freiburg sind wir dabei direkt ansprechbar.

Der Nutzen

Was Sie davon haben

24/7

Routineaufgaben laufen im Hintergrund, Ihr Team gewinnt Zeit für Wertschöpfendes

Gleiches Ergebnis

Regelbasierte Abläufe liefern bei gleicher Ausgangslage immer dasselbe, reproduzierbare Ergebnis

Klein gestartet

Wir beginnen mit einem klar abgegrenzten Prozess von hohem Zeitaufwand und erweitern Schritt für Schritt

DSGVO-bewusst

Transparente Datenflüsse, sensible Daten kontrolliert, Vorgaben von Anfang an mitgedacht

Das sagen unsere Kunden

5,0 aus 7 -Bewertungen

1 / 7

„Die neue Homepage kommt im Internet sehr gut an, das Feedback unserer Gäste ist durchweg positiv und die Zahl der Buchungen steigt kontinuierlich. Vielen Dank für das erstklassige Ergebnis!“
Peter Steinhauser
Gastgeber
Bei ansehen
„Aus einer kleinen Anfrage hat sich völlig unerwartet eine feste Partnerschaft entwickelt. Den Mehrwert sehe ich an handfesten Resultaten, ganz besonders an den Neukunden, die direkt über unseren Webshop einkaufen. Eine absolute Empfehlung.“
Maximilian Walz
Inhaber & Geschäftsführer, Walz Normalien
Bei ansehen
„Wir haben bereits mehrere Projekte von Infinityware durchführen lassen und waren jedes Mal sehr begeistert von der Arbeit. Das wird sicherlich nicht unser letztes Projekt gewesen sein.“
Stefan Wefer
Inhaber & Geschäftsführer, Wefer3D
Bei ansehen
„Besonders hervorheben möchte ich den Inhaber Toni, der sich viel Zeit genommen hat, meine Vorstellungen genau zu verstehen und umzusetzen. Professionell, strukturiert und in angenehmer Atmosphäre. Ich kann Infinityware und Toni uneingeschränkt weiterempfehlen.“
Rudi Gombar
Inhaber & Geschäftsführer, Gombar Prozess & Führung
Bei ansehen
„Infinityware hat meine bestehenden 3 Homepages überarbeitet, zum Teil SEO-optimiert und eine neue Homepage bei Google überhaupt einmal sichtbar gemacht. Ich habe vorher extrem schlechte Erfahrungen mit dieser SEO-Branche gemacht. Ich bin mit Herrn Pacino sehr zufrieden! Er setzt alles zeitnah um, preisgünstig und behebt auch kleinere Fehler mal einfach so mit. Weitere Homepageoptimierungen werde ich sehr vertrauensvoll erneut nur in seine Hände legen!“
Hansjörg Schmidt
Kunde
Bei ansehen
„Absolut empfehlenswert! Er nimmt sich Zeit, erklärt alles verständlich und findet auch für knifflige Aufgaben eine gute Lösung. Die Preise sind fair und transparent, ohne versteckte Kosten. Ich würde jederzeit wieder mit ihm zusammenarbeiten.“
SAFE HOUSE
Kunde
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„Fehlerbehebung hat super geklappt, zu einem guten Preis. Top.“
Michael Gugel
Kunde
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„Die neue Homepage kommt im Internet sehr gut an, das Feedback unserer Gäste ist durchweg positiv und die Zahl der Buchungen steigt kontinuierlich. Vielen Dank für das erstklassige Ergebnis!“
Peter Steinhauser
Gastgeber
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„Aus einer kleinen Anfrage hat sich völlig unerwartet eine feste Partnerschaft entwickelt. Den Mehrwert sehe ich an handfesten Resultaten, ganz besonders an den Neukunden, die direkt über unseren Webshop einkaufen. Eine absolute Empfehlung.“
Maximilian Walz
Inhaber & Geschäftsführer, Walz Normalien
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„Wir haben bereits mehrere Projekte von Infinityware durchführen lassen und waren jedes Mal sehr begeistert von der Arbeit. Das wird sicherlich nicht unser letztes Projekt gewesen sein.“
Stefan Wefer
Inhaber & Geschäftsführer, Wefer3D
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„Besonders hervorheben möchte ich den Inhaber Toni, der sich viel Zeit genommen hat, meine Vorstellungen genau zu verstehen und umzusetzen. Professionell, strukturiert und in angenehmer Atmosphäre. Ich kann Infinityware und Toni uneingeschränkt weiterempfehlen.“
Rudi Gombar
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„Infinityware hat meine bestehenden 3 Homepages überarbeitet, zum Teil SEO-optimiert und eine neue Homepage bei Google überhaupt einmal sichtbar gemacht. Ich habe vorher extrem schlechte Erfahrungen mit dieser SEO-Branche gemacht. Ich bin mit Herrn Pacino sehr zufrieden! Er setzt alles zeitnah um, preisgünstig und behebt auch kleinere Fehler mal einfach so mit. Weitere Homepageoptimierungen werde ich sehr vertrauensvoll erneut nur in seine Hände legen!“
Hansjörg Schmidt
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„Fehlerbehebung hat super geklappt, zu einem guten Preis. Top.“
Michael Gugel
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„Die neue Homepage kommt im Internet sehr gut an, das Feedback unserer Gäste ist durchweg positiv und die Zahl der Buchungen steigt kontinuierlich. Vielen Dank für das erstklassige Ergebnis!“
Peter Steinhauser
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„Aus einer kleinen Anfrage hat sich völlig unerwartet eine feste Partnerschaft entwickelt. Den Mehrwert sehe ich an handfesten Resultaten, ganz besonders an den Neukunden, die direkt über unseren Webshop einkaufen. Eine absolute Empfehlung.“
Maximilian Walz
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„Wir haben bereits mehrere Projekte von Infinityware durchführen lassen und waren jedes Mal sehr begeistert von der Arbeit. Das wird sicherlich nicht unser letztes Projekt gewesen sein.“
Stefan Wefer
Inhaber & Geschäftsführer, Wefer3D
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„Besonders hervorheben möchte ich den Inhaber Toni, der sich viel Zeit genommen hat, meine Vorstellungen genau zu verstehen und umzusetzen. Professionell, strukturiert und in angenehmer Atmosphäre. Ich kann Infinityware und Toni uneingeschränkt weiterempfehlen.“
Rudi Gombar
Inhaber & Geschäftsführer, Gombar Prozess & Führung
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„Infinityware hat meine bestehenden 3 Homepages überarbeitet, zum Teil SEO-optimiert und eine neue Homepage bei Google überhaupt einmal sichtbar gemacht. Ich habe vorher extrem schlechte Erfahrungen mit dieser SEO-Branche gemacht. Ich bin mit Herrn Pacino sehr zufrieden! Er setzt alles zeitnah um, preisgünstig und behebt auch kleinere Fehler mal einfach so mit. Weitere Homepageoptimierungen werde ich sehr vertrauensvoll erneut nur in seine Hände legen!“
Hansjörg Schmidt
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„Absolut empfehlenswert! Er nimmt sich Zeit, erklärt alles verständlich und findet auch für knifflige Aufgaben eine gute Lösung. Die Preise sind fair und transparent, ohne versteckte Kosten. Ich würde jederzeit wieder mit ihm zusammenarbeiten.“
SAFE HOUSE
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Michael Gugel
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Zeitfresser

Wie viel Zeit steckt in einer einzigen Routine?

Stellen Sie eine wiederkehrende Aufgabe ein. Wir rechnen nur Ihre Zahlen hoch, ehrlich und ohne Versprechen. Genau hier setzt Automatisierung an.

Wie oft pro Woche?10x

Minuten pro Durchlauf?8 min

Diese eine Routine kostet

69Stunden pro Jahr

rund 6 Stunden im Monat, etwa 9 Arbeitstage im Jahr

Kostenlose Website-Analyse

Preise

Was kostet Ihr KI-Projekt?

Jedes Vorhaben ist anders, deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Den Aufwand schätzen wir nach einem kurzen Gespräch über Prozess und Ziel, transparent und unverbindlich.

Individuell kalkuliert
Ehrliche Vorprüfung
Mensch behält die Freigabe

Preis im Produktfinder ermitteln Alle Preise ansehen

FAQ

Häufige Fragen zu Prozess-/Workflow-Automatisierung

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Weitere KI & Automatisierung-Leistungen

KI-Integration (LLM/API)Chatbots & KI-Assistenten Automatisierte Lead-Funnels KI-gestützte Content-Workflows

Welche Routine kostet Sie am meisten Zeit?

Nennen Sie uns einen wiederkehrenden Ablauf. Wir rechnen den Zeitgewinn durch und starten mit einem kleinen Pilot, bevor größeres Budget fließt.

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