Was ist Prozessautomatisierung? Abläufe, die sich selbst erledigen

Ein Prozess ist eine feste Abfolge von Schritten, etwa eine eingehende Anfrage prüfen, erfassen, bestätigen und weiterleiten. Automatisierung heißt, dass eine Software diese Schritte selbst ausführt, sobald ein Auslöser eintritt. Der Mensch greift nur noch dort ein, wo eine Entscheidung nötig ist.

• Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch Fehler, die bei manueller Wiederholung entstehen. Gleichförmige Aufgaben erledigt Software zuverlässig und ohne zu ermüden.

Gut geeignet sind Aufgaben, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und wenig echte Entscheidung verlangen. Dazu zählen das Übertragen von Formulardaten in ein anderes System, das Erstellen wiederkehrender Dokumente, automatische Benachrichtigungen und der Abgleich von Listen.

• Weniger geeignet sind seltene oder stark vom Einzelfall abhängige Abläufe, bei denen sich der Aufwand nicht lohnt. Welche Ihrer Prozesse sich rechnen, klären wir vorab. Eine ehrliche Einordnung dazu finden Sie im Beitrag KI im Mittelstand.

Ein gutes Beispiel ist unser Eigenprodukt emailumziehen.de. Im Kern steht eine Synchronisation, die sonst im Terminal läuft. Wir haben sie in einen geführten Online-Dienst überführt, der komplette Postfächer automatisch von einem Anbieter zum nächsten umzieht, ohne dass der Nutzer etwas Technisches tun muss.

• Aus einer Aufgabe für Fachleute wurde so ein Self-Service, der rund um die Uhr läuft. Genau dieses Prinzip, einen wiederkehrenden Ablauf sauber zu automatisieren, übertragen wir auf Ihre Prozesse. Mehr dazu auf unserer Seite zur Prozessautomatisierung.